Objectifs de ce module
- →Comprendre pourquoi 7 segments et pas 3 ou 4
- →Maîtriser la cadence propre à chaque segment (de 36 à 90 jours entre 2 touches)
- →Savoir distinguer une touche d'une occasion ponctuelle
- →Comprendre le cycle de 12 mois et la décision de fin de cycle
1. Pourquoi segmenter ton réseau
Tu connais Sandra, Jean, Marc, Anne. Dans ta tête, tu sais déjà que tu ne traites pas Sandra comme Marc. Sandra c'est une ancienne cliente que tu vois deux fois par an, Marc c'est ton notaire que tu appelles tous les 2 mois. Cette intuition est bonne, mais elle ne tient pas la distance quand ton réseau dépasse 50 personnes.
Sans segmentation explicite, tu retombes dans une de deux trappes. Soit tu relances tout le monde au même rythme, et tu satures les proches qui n'attendaient pas autant d'attention. Soit tu relances au feeling, et tu oublies systématiquement le tiers de ton réseau qui se rappellerait à ton souvenir si tu prenais la peine de leur écrire 4 fois dans l'année.
La segmentation traduit ton intuition naturelle en règle systématique. Tu décides une seule fois dans quel groupe ranger Sandra et Marc, et l'app applique le tempo correspondant pendant 12 mois sans que tu aies à y repenser.
C'est aussi la condition pour récolter les 58 % de mandats par bouche-à-oreille dont on parlait au module 1 : la fiabilité de la mémoire qu'on garde de toi dépend directement du rythme d'entretien. Trop rare et on t'oublie. Trop fréquent et on te trouve pénible. La segmentation, c'est le réglage fin entre les deux.
2. Les 7 segments de Referys, un par un
Referys structure ton réseau en 7 segments, chacun avec sa cadence en jours et son nombre de touches par an. Le découpage vient d'une simple observation : les relations professionnelles, les anciens clients, la famille et les prospects froids n'attendent pas la même fréquence d'attention.
Proches
· 4 touches / an · 90 jours entre 2 touchesFamille, amis, voisins, relations personnelles intimes.
Relation déjà stable, ils savent que tu existes. Le risque ici est de saturer en parlant trop souvent boulot. Le rythme trimestriel évite la surcharge tout en gardant le lien vivant.
Clients
· 8 touches / an · 45 jours entre 2 touchesAcheteurs ou vendeurs avec qui tu as déjà signé une transaction.
La mine d'or de la recommandation. Ils ont vécu ton service en direct, leur prescription a un poids énorme. La cadence dense maintient ta présence sans lasser, sur la fenêtre des 12 à 24 mois après vente où ils parlent le plus de leur achat.
Partenaires
· 6 touches / an · 60 jours entre 2 touchesNotaires, courtiers, artisans, diagnostiqueurs, gestionnaires de copropriété.
Relation professionnelle réciproque. La cadence bimestrielle alterne entre échanges utiles à un dossier et nouvelles plus larges, sans tomber dans le réflexe purement commercial.
Prospects
· 10 touches / an · 36 jours entre 2 touchesPropriétaires à relancer, clients potentiels en réflexion, contacts détectés via une pige ou une recommandation.
La cadence la plus dense. La fenêtre d'action est courte avant qu'un autre mandataire ne se positionne, ou que le projet ne change. Le rythme mensuel maintient ta présence sans paraître pressant si tu varies les angles.
Cercle élargi
· 4 touches / an · 90 jours entre 2 touchesAnciens collègues, anciennes relations pro, rencontres ponctuelles, contacts faiblement actifs.
Tu n'investis pas le même temps qu'avec un Proche ou un Client, mais tu ne veux pas non plus disparaître. La cadence trimestrielle garde l'option ouverte pour une réactivation long terme.
Team
· 30, 60 ou 90 jours selon le niveau hiérarchiqueCollègues mandataires de ton équipe, mentor, binôme, niveaux hiérarchiques différents.
La cadence s'ajuste à la proximité quotidienne. Tu vois ton binôme tous les jours, mais ton directeur régional 4 fois par an. Referys propose un rythme adapté pour chaque niveau.
Recrutement
· 7 touches / an · 45 jours entre 2 touchesMandataires d'autres réseaux que tu souhaites recruter dans le tien, profils repérés sur LinkedIn ou par bouche-à-oreille.
Entretien d'opportunité. Trop rare et le prospect signe ailleurs, trop fréquent et il bloque. La cadence permet de prouver ta valeur professionnelle sans devenir insistant.
Si tu n'as pas encore décidé dans quel segment ranger un contact, Referys le place en "À classer". Tu le retrouves dans une liste dédiée et tu lui assignes son segment dès que tu as la réponse. Aucun contact ne tombe dans un trou.
3. Cadence biologique vs cadence mécanique
La question légitime que tu te poses peut-être : pourquoi exactement ces cadences-là, et pas 50 ou 30 jours pour les Prospects ? La réponse vient de deux sources.
La première, c'est Robin Dunbar, anthropologue. Ses travaux montrent qu'on ne peut pas entretenir plus de 150 relations significatives en parallèle, et que chaque relation demande un minimum d'environ 8 points de contact par an pour rester active dans la mémoire de l'autre. En dessous, on est oublié. Au-dessus, on devient pénible.
Pourquoi 8 points de contact minimum par an ?
- → En dessous de 4 contacts par an, l'autre te perçoit comme une connaissance lointaine — tu sors du radar des recommandations possibles
- → Entre 4 et 8 contacts par an, tu es dans la zone neutre — connu mais pas top of mind
- → À partir de 8 contacts par an, tu deviens le réflexe naturel — quand un ami cherche un mandataire, ton prénom remonte sans effort
- → Au-delà de 15 contacts par an pour un Proche, tu fatigues la relation — l'effet recommandation chute
La deuxième source, c'est l'observation terrain. Si tu as 200 contacts et que tu vises 8 touches par an pour tous, tu dois faire 1 600 touches par an, soit environ 7 par jour ouvré. Impossible à tenir. La segmentation permet d'arbitrer en concentrant le tempo dense sur les segments à fort potentiel de recommandation immédiate (Clients, Partenaires, Prospects), et un tempo plus léger sur les Proches et le Cercle élargi qui jouent un rôle de fond de roulement.
4. Le cycle de 12 mois et son bilan
Chaque contact dans Referys suit un cycle de 12 mois à partir du jour où tu le classes dans un segment. Pendant ces 12 mois, l'app applique automatiquement la cadence du segment et te propose qui contacter chaque jour pour respecter le tempo.
À la fin du cycle, Referys te présente un bilan et te propose 3 options pour ce contact :
Renouveler le cycle
La relation est toujours active et utile. Tu redémarres un cycle de 12 mois avec le même segment et la même cadence. C'est l'option la plus fréquente pour les Clients et Partenaires actifs.
Changer de segment
La relation a évolué depuis un an. Un Prospect est devenu Client, un Client est devenu Partenaire pro qui te recommande, un Proche a déménagé loin et tu le ranges dans Cercle élargi. Le nouveau segment applique sa propre cadence sur les 12 mois suivants.
Archiver
La relation s'est éteinte naturellement. Tu archives sans supprimer : le contact reste consultable, mais sort de la cadence de relance. Tu libères ton attention pour les contacts actifs.
Le bilan affiche aussi les statistiques du cycle écoulé : nombre de touches effectivement réalisées, derniers messages envoyés, moments clés détectés (anniversaire, transaction, événement). Tu prends la décision en connaissance de cause, pas au feeling.
5. Trois cas concrets que tu vas rencontrer
La théorie c'est bien, voilà comment ça se traduit dans ta semaine.
Cas 1 — Ancien client (A) devenu partenaire (B)
Tu as vendu un appartement à Sandra il y a 18 mois. Depuis, elle s'est lancée comme courtière en crédit et t'a déjà envoyé deux clients. Au bilan de cycle, tu la fais passer de Clients (8 touches / an) à Partenaires (6 touches / an). La cadence s'ajuste, mais surtout le contenu de tes messages change — moins de prise de nouvelles, plus de business réciproque.
Cas 2 — Contact ajouté en "À classer"
Tu as scanné la carte de visite d'un avocat rencontré à un cocktail. Tu n'es pas sûr — il peut devenir Partenaire si tu l'actives, ou rester Cercle élargi si la relation reste sociale. Tu le laisses en "À classer" 2 semaines, tu vois s'il répond à un premier message, et tu décides après.
Cas 3 — Inactivité prolongée (> 6 mois sans touche)
Tu vois apparaître dans Pépito un signal "Marc est inactif depuis 7 mois". Tu as 2 options propres : soit tu décides de le réactiver et tu reprends la cadence du segment Clients à zéro, soit tu acceptes que la relation est dormante et tu l'archives pour ne plus polluer ta liste de relances quotidiennes.
Exercice pratique
Range tes 30 prochains contacts dans les 7 segments
Ouvre ton réseau actuel (carnet d'adresses, Excel, contacts téléphone, derniers échanges WhatsApp). Prends les 30 personnes les plus présentes dans ta vie pro. Range chacune dans un des 7 segments. Regarde la répartition : si Proches déborde et Clients est vide, tu as une opportunité de remettre tes anciens clients dans ton orbite. Si Prospects est plein mais Partenaires vide, tu prospectes seul, tu ne crées pas encore d'effet réseau.
Temps estimé : 15 à 20 minutes. Tu peux le faire dans Referys directement quand tu créeras ton compte — c'est exactement le but de l'onboarding.
Mini-quiz pour vérifier
Question 1 — Combien de touches par an pour le segment Prospects ?
Question 2 — Quel segment a la cadence la plus longue (90 jours entre 2 touches) ?
Question 3 — Combien d'options Referys propose à la fin du cycle de 12 mois ?
Question 4 — Selon Dunbar, à partir de combien de contacts annuels devient-on "top of mind" pour quelqu'un ?
Tu veux voir tes contacts segmentés automatiquement ?
Referys importe ton carnet d'adresses, te suggère le segment de chaque contact en quelques secondes, et applique la cadence pendant 12 mois sans que tu aies à y repenser.