Objetivos de este módulo
- →Comprender por qué 7 segmentos y no 3 o 4
- →Dominar la cadencia propia de cada segmento (de 36 a 90 días entre 2 toques)
- →Saber distinguir un toque de una ocasión puntual
- →Comprender el ciclo de 12 meses y la decisión de fin de ciclo
1. Por qué segmentar tu red
Conoces a Sandra, Jean, Marc, Anne. En tu cabeza, ya sabes que no tratas a Sandra como a Marc. Sandra es una antigua clienta a la que ves dos veces al año, Marc es tu notario al que llamas cada 2 meses. Esta intuición es buena, pero no aguanta la distancia cuando tu red supera las 50 personas.
Sin una segmentación explícita, caes en una de dos trampas. O reactivas a todo el mundo al mismo ritmo, y saturas a los cercanos que no esperaban tanta atención. O reactivas a ojo, y olvidas sistemáticamente al tercio de tu red que volvería a tu memoria si te tomaras la molestia de escribirles 4 veces al año.
La segmentación traduce tu intuición natural en una regla sistemática. Decides una sola vez en qué grupo colocar a Sandra y a Marc, y la app aplica el tempo correspondiente durante 12 meses sin que tengas que volver a pensarlo.
Es también la condición para cosechar el 58 % de mandatos por boca a boca de los que hablábamos en el módulo 1: la fiabilidad del recuerdo que se tiene de ti depende directamente del ritmo de mantenimiento. Demasiado raro y te olvidan. Demasiado frecuente y te encuentran pesado. La segmentación es el ajuste fino entre ambos.
2. Los 7 segmentos de Referys, uno por uno
Referys estructura tu red en 7 segmentos, cada uno con su cadencia en días y su número de toques al año. La división viene de una observación sencilla: las relaciones profesionales, los antiguos clientes, la familia y los prospectos fríos no esperan la misma frecuencia de atención.
Cercanos
· 4 toques / año · 90 días entre 2 toquesFamilia, amigos, vecinos, relaciones personales íntimas.
Relación ya estable, saben que existes. El riesgo aquí es saturar hablando demasiado a menudo de trabajo. El ritmo trimestral evita la sobrecarga y mantiene el vínculo vivo.
Clientes
· 8 toques / año · 45 días entre 2 toquesCompradores o vendedores con los que ya has firmado una transacción.
La mina de oro de la recomendación. Han vivido tu servicio en directo, su prescripción tiene un peso enorme. La cadencia densa mantiene tu presencia sin cansar, en la ventana de los 12 a 24 meses tras la venta donde más hablan de su compra.
Colaboradores
· 6 toques / año · 60 días entre 2 toquesNotarios, intermediarios financieros, gremios, peritos, administradores de fincas.
Relación profesional recíproca. La cadencia bimestral alterna entre intercambios útiles para un expediente y noticias más amplias, sin caer en el reflejo puramente comercial.
Clientes potenciales
· 10 toques / año · 36 días entre 2 toquesPropietarios a reactivar, clientes potenciales en reflexión, contactos detectados vía prospección o recomendación.
La cadencia más densa. La ventana de acción es corta antes de que otro agente inmobiliario se posicione, o de que el proyecto cambie. El ritmo mensual mantiene tu presencia sin parecer insistente si varías los ángulos.
Círculo ampliado
· 4 toques / año · 90 días entre 2 toquesAntiguos colegas, antiguas relaciones profesionales, encuentros puntuales, contactos poco activos.
No inviertes el mismo tiempo que con un Cercano o un Cliente, pero tampoco quieres desaparecer. La cadencia trimestral mantiene la opción abierta para una reactivación a largo plazo.
Equipo
· 30, 60 o 90 días según el nivel jerárquicoCompañeros agentes inmobiliarios de tu equipo, mentor, pareja de trabajo, niveles jerárquicos distintos.
La cadencia se ajusta a la proximidad diaria. Ves a tu pareja de trabajo todos los días, pero a tu director regional 4 veces al año. Referys propone un ritmo adaptado a cada nivel.
Reclutamiento
· 7 toques / año · 45 días entre 2 toquesAgentes inmobiliarios de otras redes que quieres reclutar en la tuya, perfiles detectados en LinkedIn o por boca a boca.
Mantenimiento de oportunidad. Demasiado raro y el prospecto firma en otro sitio, demasiado frecuente y se bloquea. La cadencia permite demostrar tu valor profesional sin volverte insistente.
Si aún no has decidido en qué segmento colocar a un contacto, Referys lo pone en "Por clasificar". Lo encuentras en una lista dedicada y le asignas su segmento en cuanto tienes la respuesta. Ningún contacto cae en un agujero.
3. Cadencia biológica vs cadencia mecánica
La pregunta legítima que tal vez te haces: ¿por qué exactamente estas cadencias, y no 50 o 30 días para los Clientes potenciales? La respuesta viene de dos fuentes.
La primera es Robin Dunbar, antropólogo. Sus trabajos muestran que no se pueden mantener más de 150 relaciones significativas en paralelo, y que cada relación requiere un mínimo de unos 8 puntos de contacto al año para seguir activa en la memoria del otro. Por debajo, te olvidan. Por encima, te vuelves pesado.
¿Por qué 8 puntos de contacto mínimo al año?
- → Por debajo de 4 contactos al año, el otro te percibe como un conocido lejano — sales del radar de las recomendaciones posibles
- → Entre 4 y 8 contactos al año, estás en la zona neutra — conocido pero no top of mind
- → A partir de 8 contactos al año, te conviertes en el reflejo natural — cuando un amigo busca un agente inmobiliario, tu nombre sube sin esfuerzo
- → Más allá de 15 contactos al año para un Cercano, fatigas la relación — el efecto recomendación cae
La segunda fuente es la observación sobre el terreno. Si tienes 200 contactos y apuntas a 8 toques al año para todos, tienes que hacer 1.600 toques al año, es decir, unos 7 por día laborable. Imposible de mantener. La segmentación permite arbitrar concentrando el tempo denso en los segmentos con mayor potencial de recomendación inmediata (Clientes, Colaboradores, Clientes potenciales), y un tempo más ligero en los Cercanos y el Círculo ampliado que cumplen un papel de fondo de maniobra.
4. El ciclo de 12 meses y su balance
Cada contacto en Referys sigue un ciclo de 12 meses a partir del día en que lo clasificas en un segmento. Durante esos 12 meses, la app aplica automáticamente la cadencia del segmento y te propone a quién contactar cada día para respetar el tempo.
Al final del ciclo, Referys te presenta un balance y te propone 3 opciones para ese contacto:
Renovar el ciclo
La relación sigue activa y útil. Reinicias un ciclo de 12 meses con el mismo segmento y la misma cadencia. Es la opción más frecuente para los Clientes y Colaboradores activos.
Cambiar de segmento
La relación ha evolucionado en un año. Un Cliente potencial se ha convertido en Cliente, un Cliente se ha convertido en Colaborador profesional que te recomienda, un Cercano se ha mudado lejos y lo colocas en Círculo ampliado. El nuevo segmento aplica su propia cadencia durante los 12 meses siguientes.
Archivar
La relación se ha apagado de forma natural. Archivas sin eliminar: el contacto sigue siendo consultable, pero sale de la cadencia de reactivación. Liberas tu atención para los contactos activos.
El balance muestra también las estadísticas del ciclo transcurrido: número de toques efectivamente realizados, últimos mensajes enviados, momentos clave detectados (cumpleaños, transacción, evento). Tomas la decisión con conocimiento de causa, no a ojo.
5. Tres casos concretos que vas a encontrar
La teoría está bien, así es como se traduce en tu semana.
Caso 1 — Antiguo cliente (A) convertido en colaborador (B)
Le vendiste un apartamento a Sandra hace 18 meses. Desde entonces, se ha lanzado como intermediaria financiera y ya te ha enviado dos clientes. En el balance de ciclo, la pasas de Clientes (8 toques / año) a Colaboradores (6 toques / año). La cadencia se ajusta, pero sobre todo el contenido de tus mensajes cambia — menos saludos, más negocio recíproco.
Caso 2 — Contacto añadido en "Por clasificar"
Has escaneado la tarjeta de visita de un abogado que conociste en un cóctel. No estás seguro — puede convertirse en Colaborador si lo activas, o quedarse en Círculo ampliado si la relación se mantiene social. Lo dejas en "Por clasificar" 2 semanas, ves si responde a un primer mensaje y decides después.
Caso 3 — Inactividad prolongada (> 6 meses sin toque)
Ves aparecer en Pépito una señal "Marc está inactivo desde hace 7 meses". Tienes 2 opciones limpias: o decides reactivarlo y retomas la cadencia del segmento Clientes desde cero, o aceptas que la relación está dormida y la archivas para no contaminar más tu lista de reactivaciones diarias.
Ejercicio práctico
Coloca tus próximos 30 contactos en los 7 segmentos
Abre tu red actual (agenda, Excel, contactos del teléfono, últimos intercambios de WhatsApp). Toma a las 30 personas más presentes en tu vida profesional. Coloca a cada una en uno de los 7 segmentos. Mira el reparto: si Cercanos rebosa y Clientes está vacío, tienes una oportunidad de devolver a tus antiguos clientes a tu órbita. Si Clientes potenciales está lleno pero Colaboradores vacío, prospectas solo, aún no creas efecto red.
Tiempo estimado: 15 a 20 minutos. Puedes hacerlo directamente en Referys cuando crees tu cuenta — es exactamente el objetivo del onboarding.
Mini-quiz para comprobar
Question 1 — ¿Cuántos toques al año para el segmento Clientes potenciales?
Question 2 — ¿Qué segmento tiene la cadencia más larga (90 días entre 2 toques)?
Question 3 — ¿Cuántas opciones propone Referys al final del ciclo de 12 meses?
Question 4 — Según Dunbar, ¿a partir de cuántos contactos anuales te conviertes en "top of mind" para alguien?
¿Quieres ver tus contactos segmentados automáticamente?
Referys importa tu agenda, te sugiere el segmento de cada contacto en unos segundos, y aplica la cadencia durante 12 meses sin que tengas que volver a pensarlo.