Objetivos deste módulo
- →Compreender por que 7 segmentos e não 3 ou 4
- →Dominar a cadência própria a cada segmento (de 36 a 90 dias entre 2 toques)
- →Saber distinguir um toque de uma ocasião pontual
- →Compreender o ciclo de 12 meses e a decisão de fim de ciclo
1. Por que segmentar a sua rede
Conhece a Sandra, o João, o Marco, a Ana. Na sua cabeça, já sabe que não trata a Sandra como o Marco. A Sandra é uma antiga cliente que vê duas vezes por ano, o Marco é o seu notário a quem liga a cada 2 meses. Essa intuição é boa, mas não aguenta a distância quando a sua rede ultrapassa 50 pessoas.
Sem segmentação explícita, cai numa de duas armadilhas. Ou reativa toda a gente ao mesmo ritmo, e satura os Próximos que não esperavam tanta atenção. Ou reativa por instinto, e esquece sistematicamente um terço da sua rede que se lembraria de si se tivesse a paciência de lhes escrever 4 vezes ao ano.
A segmentação traduz a sua intuição natural em regra sistemática. Decide uma única vez em que grupo arrumar a Sandra e o Marco, e a app aplica o tempo correspondente durante 12 meses sem que tenha de repensar.
É também a condição para colher os 58 % de mandatos por boca a boca de que falávamos no módulo 1: a fiabilidade da memória que guardam de si depende diretamente do ritmo de manutenção. Demasiado raro e esquecem-no. Demasiado frequente e acham-no maçador. A segmentação é o ajuste fino entre os dois.
2. Os 7 segmentos do Referys, um por um
O Referys estrutura a sua rede em 7 segmentos, cada um com a sua cadência em dias e o seu número de toques por ano. O recorte vem de uma simples observação: as relações profissionais, os antigos clientes, a família e os prospetos frios não esperam a mesma frequência de atenção.
Próximos
· 4 toques / ano · 90 dias entre 2 toquesFamília, amigos, vizinhos, relações pessoais íntimas.
Relação já estável, sabem que existe. O risco aqui é saturar falando demasiado de trabalho. O ritmo trimestral evita a sobrecarga e mantém a ligação viva.
Clientes
· 8 toques / ano · 45 dias entre 2 toquesCompradores ou vendedores com quem já assinou uma transação.
A mina de ouro da recomendação. Viveram o seu serviço em direto, a sua prescrição tem um peso enorme. A cadência densa mantém a sua presença sem cansar, na janela dos 12 a 24 meses após venda quando mais falam da sua compra.
Parceiros
· 6 toques / ano · 60 dias entre 2 toquesNotários, corretores de crédito, artesãos, peritos, gestores de condomínio.
Relação profissional recíproca. A cadência bimestral alterna entre trocas úteis a um processo e notícias mais amplas, sem cair no reflexo puramente comercial.
Prospetos
· 10 toques / ano · 36 dias entre 2 toquesProprietários a reativar, potenciais clientes em reflexão, contactos detetados via uma pige ou uma recomendação.
A cadência mais densa. A janela de ação é curta antes que outro consultor se posicione, ou que o projeto mude. O ritmo mensal mantém a sua presença sem parecer apressado se variar os ângulos.
Círculo alargado
· 4 toques / ano · 90 dias entre 2 toquesAntigos colegas, antigas relações profissionais, encontros pontuais, contactos fracamente ativos.
Não investe o mesmo tempo que com um Próximo ou um Cliente, mas também não quer desaparecer. A cadência trimestral mantém a opção aberta para uma reativação a longo prazo.
Equipa
· 30, 60 ou 90 dias conforme o nível hierárquicoColegas consultores da sua equipa, mentor, parceiro, níveis hierárquicos diferentes.
A cadência ajusta-se à proximidade quotidiana. Vê o seu parceiro todos os dias, mas o seu diretor regional 4 vezes por ano. O Referys propõe um ritmo adaptado a cada nível.
Recrutamento
· 7 toques / ano · 45 dias entre 2 toquesConsultores de outras redes que pretende recrutar para a sua, perfis detetados no LinkedIn ou por boca a boca.
Manutenção de oportunidade. Demasiado raro e o prospeto assina noutro lado, demasiado frequente e bloqueia. A cadência permite provar o seu valor profissional sem se tornar insistente.
Se ainda não decidiu em que segmento arrumar um contacto, o Referys coloca-o em "A classificar". Encontra-o numa lista dedicada e atribui-lhe o segmento assim que tiver a resposta. Nenhum contacto cai num buraco.
3. Cadência biológica vs cadência mecânica
A pergunta legítima que talvez se faça: porque exatamente estas cadências, e não 50 ou 30 dias para os Prospetos? A resposta vem de duas fontes.
A primeira é Robin Dunbar, antropólogo. Os seus trabalhos mostram que não podemos manter mais de 150 relações significativas em paralelo, e que cada relação exige um mínimo de cerca de 8 pontos de contacto por ano para permanecer ativa na memória do outro. Abaixo disso, somos esquecidos. Acima, tornamo-nos maçadores.
Porque 8 pontos de contacto mínimo por ano?
- → Abaixo de 4 contactos por ano, o outro vê-o como um conhecimento distante — sai do radar das recomendações possíveis
- → Entre 4 e 8 contactos por ano, está na zona neutra — conhecido mas não top of mind
- → A partir de 8 contactos por ano, torna-se o reflexo natural — quando um amigo procura um consultor, o seu nome surge sem esforço
- → Acima de 15 contactos por ano para um Próximo, cansa a relação — o efeito recomendação cai
A segunda fonte é a observação do terreno. Se tem 200 contactos e visa 8 toques por ano para todos, tem de fazer 1 600 toques por ano, ou seja cerca de 7 por dia útil. Impossível de aguentar. A segmentação permite arbitrar concentrando o tempo denso nos segmentos com forte potencial de recomendação imediata (Clientes, Parceiros, Prospetos), e um tempo mais leve nos Próximos e no Círculo alargado que desempenham um papel de base.
4. O ciclo de 12 meses e o seu balanço
Cada contacto no Referys segue um ciclo de 12 meses a partir do dia em que o classifica num segmento. Durante esses 12 meses, a app aplica automaticamente a cadência do segmento e propõe-lhe quem contactar a cada dia para respeitar o tempo.
No fim do ciclo, o Referys apresenta-lhe um balanço e propõe 3 opções para este contacto:
Renovar o ciclo
A relação continua ativa e útil. Reinicia um ciclo de 12 meses com o mesmo segmento e a mesma cadência. É a opção mais frequente para os Clientes e Parceiros ativos.
Mudar de segmento
A relação evoluiu durante o ano. Um Prospeto tornou-se Cliente, um Cliente tornou-se Parceiro profissional que o recomenda, um Próximo mudou-se para longe e arruma-o em Círculo alargado. O novo segmento aplica a sua própria cadência nos 12 meses seguintes.
Arquivar
A relação extinguiu-se naturalmente. Arquiva sem apagar: o contacto continua consultável, mas sai da cadência de reativação. Liberta a sua atenção para os contactos ativos.
O balanço apresenta também as estatísticas do ciclo passado: número de toques efetivamente realizados, últimas mensagens enviadas, momentos-chave detetados (aniversário, transação, acontecimento). Toma a decisão com conhecimento de causa, não por instinto.
5. Três casos concretos que vai encontrar
A teoria está bem, eis como se traduz na sua semana.
Caso 1 — Antigo cliente (A) tornado parceiro (B)
Vendeu um apartamento à Sandra há 18 meses. Desde então, ela lançou-se como corretora de crédito e já lhe enviou dois clientes. No balanço de ciclo, passa-a de Clientes (8 toques / ano) para Parceiros (6 toques / ano). A cadência ajusta-se, mas sobretudo o conteúdo das suas mensagens muda — menos toma de notícias, mais negócio recíproco.
Caso 2 — Contacto adicionado em "A classificar"
Digitalizou o cartão de visita de um advogado encontrado num cocktail. Não tem a certeza — pode tornar-se Parceiro se o ativar, ou permanecer Círculo alargado se a relação ficar social. Deixa-o em "A classificar" 2 semanas, vê se ele responde a uma primeira mensagem, e decide depois.
Caso 3 — Inatividade prolongada (> 6 meses sem toque)
Vê aparecer no Pépito um sinal "O Marco está inativo há 7 meses". Tem 2 opções limpas: ou decide reativá-lo e retoma a cadência do segmento Clientes a zero, ou aceita que a relação está adormecida e arquiva-a para não poluir a sua lista de reativações diárias.
Exercício prático
Arrume os seus próximos 30 contactos nos 7 segmentos
Abra a sua rede atual (caderno de moradas, Excel, contactos do telefone, últimas trocas WhatsApp). Pegue nas 30 pessoas mais presentes na sua vida profissional. Arrume cada uma num dos 7 segmentos. Olhe para a distribuição: se Próximos transborda e Clientes está vazio, tem uma oportunidade de voltar a colocar os seus antigos clientes na sua órbita. Se Prospetos está cheio mas Parceiros vazio, prospeta sozinho, ainda não cria efeito de rede.
Tempo estimado: 15 a 20 minutos. Pode fazê-lo no Referys diretamente quando criar a sua conta — é exatamente o objetivo do onboarding.
Mini-quiz para verificar
Question 1 — Quantos toques por ano para o segmento Prospetos?
Question 2 — Qual segmento tem a cadência mais longa (90 dias entre 2 toques)?
Question 3 — Quantas opções o Referys propõe no fim do ciclo de 12 meses?
Question 4 — Segundo Dunbar, a partir de quantos contactos anuais nos tornamos "top of mind" para alguém?
Quer ver os seus contactos segmentados automaticamente?
O Referys importa o seu caderno de moradas, sugere-lhe o segmento de cada contacto em alguns segundos, e aplica a cadência durante 12 meses sem que tenha de repensar.